I denna blogg går vi igenom våra bästa råd på hur en organisation kan minska kostnaderna för utskrifter.
Det finns många val när det kommer till utskriftsenheter. Allt ifrån extremt billiga enkla skrivare till stora (och långa) komplexa produktionsskrivare. Vi på Midcon har en lång och bred erfarenhet av utskrifter för både stora och små organisationer. Med cirka 3000 enheter i drift hos våra kunder har vi samlat mycket kunskap som vi gärna delar med oss av.
Så hur gör man för att minska sina kostnader för utskrifter?
Rätt antal enheter och rätt modeller för behoven
Storformat, A3 eller A4? 20, 30, 40 eller 60 sidor per minut?Låt behoven styra. De flesta organisationer har för många och överdimensionerade enheter.
Mekanikens gyllene regel lyder: Det man vinner i kraft förlorar man i väg (och tvärtom). I utskriftsbranschen kan man säga att den gyllene regeln är: Det man förlorar i inköp vinner man i drift. Låt oss förklara. Den riktigt billiga bläckstråleskrivaren är mycket dyr att skriva ut på. Den stora, effektiva multifunktionsskrivaren med laser är dyr att köpa in men spottar ut papper för endast några ören styck. En bra leverantör hjälper dig och din organisation att hitta balansen mellan dessa två extremer.
Serviceavtal
Se till att ditt serviceavtal täcker allt som kan tänkas hända med din organisations enheter.
Ett bra serviceavtal skall ge dig:
- Bra support på dina villkor.
Din leverantör ska finnas tillgänglig för dig på de kanaler du efterfrågar. Tillgänglighet på chat, telefon, mail och på plats hos dig är högst rimliga krav att ställa på sin leverantör. - Korta inställelsetider vid behov av felavhjälpning på plats.
Säkra att ditt serviceavtal inkluderar resor och arbetstid. Då har din leverantör mycket stora incitament att fixa ditt problem skyndsamt och utan återbesök. - Förbrukningsdelar i serviceavtalet
Se till att avtalet täcker de förbrukningsdelar som behöver bytas under enhetens livscykel. Det ger dig kostnadskontroll och inga överraskningar längs vägen.
En modern partner.
Säkra att din leverantör har kompetens för att vara din stöttning i digitaliseringsfrågor. Ställ kontrollfrågor om hur din tilltänkta leverantör ser ut organisatoriskt och kompetensmässigt. Vad händer om du får ett behov av att scanna dina dokument till din Microsoft Sharepoint? Klarar den tilltänkta leverantören en sådan digitaliseringsresa? Köper din leverantör in den här typen av kompetens från underleverantörer eller får du kompetensen direkt via din leverantör?
Fasta utskriftsvolymerTeckna aldrig ett serviceavtal med fasta utskriftsvolymer. Vi ser fortfarande leverantörer som föreslår att kunder skall teckna serviceavtal med fasta utskriftsvolymer. Som kund är du ALLTID förlorare på detta. Det finns några scenarier.
Den fasta volymen är för hög.
Om din fasta volym exempelvis är 3000 sidor färgutskrifter per kvartal för en kostnad på 1200 kronor. Det ger en kostnad på 0,4 kronor per sida. MEN det bygger på att du nyttjar hela din fasta volym. Skriver du bara ut 2000 sidor på ett kvartal blir din kostnad 0,6 kronor per sida. Oftast får man inte ta med sig icke förbrukad volym till nästa kvartal.
Ofta sätts en fast volym baserat på historik och någon form av kvalificerad gissning. Trenden är att utskrifterna minskar i takt med att samhället digitaliserar. Detta tar inte affärsmodellen med fasta volymer hänsyn till. Fasta volymer tar inte heller hänsyn till att din organisation under vissa perioder under året använder enheterna mindre. Vår syn är att fasta volymer är en förlegad affärsmodell som endast gynnar en part, nämligen leverantören.
Den fasta volymen är för låg
Vi använder samma exempel på 3000 sidor per kvartal. Om du i stället förbrukar mer än 3000 sidor kommer du bli debiterad ”överutskrifter”, ofta dyrare per sida än den inkluderade fasta volymen.
Hur ska jag betala för mig då?
Ett serviceavtal kan rimligen ha en låg fast månadskostnad för de ingående tjänster som finns i ett bra serviceavtal (enligt ovan lista). Därtill skall du ha ett lågt och förutsägbart pris för varje sida du skriver ut. På så sätt betalar du exakt för det nyttjande din organisation står för. Du betalar för din konsumtion, inte några andra konstiga avgifter. Skriver du ut mindre, betalar du mindre. Till exempel, om du driver igenom ett digitaliseringsprojekt som resulterar i mindre utskrifter, ja då minskar kostnaderna för utskrifter. Vi tycker det här är självklart. Lika självklart som att om du kör mindre med bilen så kostar bränslet mindre.
Vi tycker också du skall granska hur din tilltänkta leverantör kan höja priserna framåt. Priserna ökar men det är rimligt att framtida prisjusteringar är kopplade till något index som gör det förutsägbart och rättvist.
Hyr din multifunktionsskrivare
Hyr alltid din multifunktionsskrivare men säg upp avtalet i tid! Genom att säga upp avtalet i tid undviker du automatisk förlängning och placerar dig i förarsätet kring vilka beslut du vill ta.
En lite större multifunktionsskrivare är ganska kostsam. Att hyra de enheter din organisation har behov gör att du slipper binda kapital i kontorsutrustning. Genom att hyra kan du också enklare byta enheter till större eller mindre i takt med att behoven förändras. I slutet av hyresperioden kan du enkelt lämna tillbaka enheterna och ha valfriheten att plocka ut nya hos din befintliga leverantör, eller byta till någon annan om du skulle vara missnöjd. Hyra ger dig stor flexibilitet och binder inget kapital.
Follow me print
Gör det enkelt för dig att skriva ut med follow me print. Med follow me print kan du enkelt ta ut dina utskrifter på valfri skrivare i organisationen. Inga papper ligger och dräller vid skrivarna, ingen obehörig riskerar att se dokument. I nästan alla organisationer går en stor del av alla dokument rakt i papperskorgen, eller i bästa fall pappersåtervinningen. Med hjälp av ”follow print” elimineras detta då i princip ingenting onödigt behöver skrivas ut. Om samma dokument skickas till skrivaren flera gånger, i olika versioner, kan användaren välja att endast skriva ut den senaste versionen. Flera undersökningar visar att pappersåtgången minskar med upp till 30 % efter att ”follow-me-print” implementerats. Utskrifterna plockas enkelt ut med en ”tagg” eller ditt befintliga passerkort genom en läsare som monteras på utskriftsenheterna.
Så här kan du ta det vidare
Vi på Midcon hjälper dig att analysera din utskriftsmiljö. Utifrån analysen tar vi fram konkreta råd med målsättningen att skapa en effektiv utskriftsmiljö där användarvänlighet, ekonomi, miljö, säkerhet och funktion maximerats. Skicka en rad eller två till oss på kontakt@midcon.se så återkopplar vi om hur vi tar oss an din situation.
David Petersson
Kundansvarig Midcon med specialområde Dokument.
