På Midcon har vi ett genomgående tema: HUR. Vad vi menar vi med det? Vi sätter mängder med produkter och tjänster i händerna på våra kunder. Vi arbetar väldigt mycket med att ha ”örat mot rälsen”. För oss betyder begreppet att vi hela tiden lär och lyssnar vilken teknik som kan maximera affärsnyttan för våra kunder. Det kan handla om vilka hårdvaruleverantörer vi använder i tjänster, exempelvis Dator som tjänst, Wifi som tjänst, Brandvägg som tjänst. Vad levererar bäst pris/prestanda. Detta sätt att arbeta med ständig förbättring gör att våra kunder som oftast inte handlar upp IT-tjänster till vardags kan försäkra sig om att man genom oss alltid får tjänster med insatsvaror som noggrant granskats utifrån att leverera maximalt kundvärde till små och medelstora företag.
På temat HUR har vi borrat i frågan om hur våra kunder får ut mer effekt av det Microsoft 365. Nästan alla kunder har någon typ av prenumeration på Microsoft 365, men få företag använder allt som finns under huven.
Många känner igen att det är dessa delar man jobbar i:
Medan de delar som gör den störst skillnaden glöms bort:
Så HUR får du ut mer av Microsoft 365 som du redan betalar för?
Ett av de bättre sätten är att rikta blickarna mot Sharepoint, som är inkluderat i Microsoft 365.
Vad är då SharePoint?
SharePoint
- En molnbaserad tjänst från Microsoft som riktar sig till företag i alla storlekar.
- En plattform för att skapa ytor för säker dokumenthantering och delning.
- Skapa intelligenta intranät och förbättra internkommunikation och information
- Oberoende av enhet. Mobilt, platta, dator, det spelar ingen roll.
Hur jobbar vi med SharePoint?
Eftersom majoriteten av våra kunder redan har SharePoint inom ramen för dess Microsoft 365 är det väldigt tacksamt att sätta i gång och bli mer effektiv med verktygen. Utan att höja driftkostnaderna kan man skapa riktigt värdeadderande funktioner med endast mindre konsultinsatser.
Case FS Service -Intranät och policyhantering
Utmaning
När vi träffade FS service hade de problem att deras resande montörer inte signerade policys som det var tänkt. Personalen behövde infinna sig på plats vilket var stökigt. De hade även problem att få en god överblick på sina olika certifikat, utbildningar och bokningar av släpvagnar
Vår lösning
Efter en workshop med delar a ledningsgruppen kom vi fram till att vi på bästa sätta kunde lösa deras utmaningar genom ett intranät för intern kommunikationen och en FS app för de anställda på fältet Idag har kunden även en egen app byggd helt i Powerapps där de anställda kan hantera:
- Bokningar av släpvagnar
- Frånvaro
- Semester
Ledningen på FS Service kan enkelt hålla koll på allt via en tydlig Sharepoint med listor för både bokningar och certifikat
FS Service Intranät
FS Service -policyhantering
Case TUC Sweden -En kommunikativ samlingsplats
Utmaning
TUC är en av Sveriges största och mest populära yrkeshögskolor. Efter flera år med stark tillväxt blev behovet av en bättre kommunikativ samlingsplats för information, nyheter och dokument betydande. TUC ville även dela upp åtkomst till olika delar, beroende på ort och funktion inom bolaget.
Vår lösning
Vi skapade ett nav i Sharepoint för hela bolaget.
Från landningssida med tydliga vägar till aktuell information till anställda, färdiga länkar till ofta använda sidor och program. Samt unik åtkomststruktur till alla dokument. Allt enkelt och tydligt för enkel åtkomst.
Mer inspiration som kan höja din effektivitet och struktur
Vad sägs om att kunna skapa smarta appar eller unika flöden och automationer utan att behöva starta upp kostsamma stora utvecklingsprojekt? Vad sägs om att skapa appar som automatiserar och effektiviserar arbetet för varje team i företaget? Lösningen stavas Microsoft PowerApps.
Med PowerApps kan du skapa appar för alla upptänkliga arbetsprocesser. Det kan till exempel vara en app som ger ledningsgruppen eller ett team tillgång till utvald visualiserad data att dela med varandra. Det kan vara en app för fältpersonal som behöver logga kundbesök, nyttjade delar eller enkelt komma åt nödvändig dokumentation. Eller en app för bokning eller support för dina kunder.
Kanske har ni processer som inte är helt formaliserade eller som kräver handpåläggning från flera olika parter. Eller som fortfarande görs på papper och penna.
Bygg smarta automationer för att förenkla och förbättra interna och externa processer, rutiner, beställningar.
Fantasin sätter gränsen. Här kommer några exempel på vad vi gjort.
Beställningsformulär
Attestflöden
Microsoft PowerApps
Vår arbetsprocess
Workshop
Allt börjar med att borra i er verksamhet och hitta de områden där vi kan förenkla er dagliga hantering av rutiner, tex körjournaler, policyhantering, dokument
Lösningsförslag
Därefter tar vi fram ett lösningförslag där vi presenterar hur vår ide är för att lösa era utmaningar. I de fall det är större projekt genomförs även en POC (Prof of concept) för att säkerställa leveransen.
Mockups
När lösningsförslaget är godkänt av er påbörjas fasen där vi sätter färg och form på era flöden. Detta för att visuellt hitta rätt.
Byggnation
Nu kommer det till liv! Med lösningsförslaget och mockups som underlag byggs nu era flöden och applikationer upp. Under denna processen har vi täta avstämningar varje eller varannan vecka för att både ni och vi skall vet att vi går mot rätt slutmål.
BETA testning
När byggnationen är färdig skall produktionen testat. Detta görs av er som kund med förslagsvis mindre grupp kollegor. Detta är det sista steget där vi säkerställa all funktionalitet innan lansering sker
Lansering
Nu går vi live, vi bjuder in användarna och skjuter ut er appar. Behovet av utbildning är begränsat men om behov finns sätter vi samband med lansering upp introduktion till alla eller utvalda användare.
Uppföljning och vidare utveckling
När vi varit igång ett tag genomförs uppföljning. Vi tittar på hur ni kommit igång genom att analysera användargrad. Vi stämmer av om det finns frågor. Om behov av vidareutveckling uppkommer startar processen om.
Sammanfattning
Med Sharepoint och PowerApps kan du enkelt få ut mer affärsnytta av din Microsoft 365-plattform. Eftersom du troligen redan har Microsoft 365 får din organisation mer valuta för de pengar ni redan lägger på plattformen.
Du kan visualisera data på ett enkelt och användarvänligt sätt. Sharepoint och PowerApps får din data att komma till liv. Du kan utveckla mindre appar utan att det kostar stora mängder av konsulttid.
Kombinationen av dessa två lösningar är ett av de bästa sätten att få ut mer av Microsoft 365. Effekten kommer bli ökad effektivitet och ökad lönsamhet. Därtill blir du en mer modern arbetsgivare som tillhandahåller klassledande verktyg som är enkla och användarvänliga.
Skriv en rad till kontakt@midcon.se om du är intresserad av att titta på vad Sharepoint och PowerApps kan göra för dig och din organisation.
Thomas Cole
Verksamhetschef / Partner
GWI AB, en del av Midcon AB
