Det fysiska dokumentet som vägrar att dö

I en allt mer digitaliserad värld är ett fysiskt papper allt mer sällsynt. Men likväl ligger det tio A4-papper på mitt skrivbord när jag skriver dessa rader. Några kvitton, nån faktura, ett kontoutdrag. Trots att jag ser mig själv som en väldigt digital person så finns de där, papperna.

Vi skriver ut mindre och mindre, det är sant. Men det är fortfarande stora volymer som skrivs ut i Sverige. Varför är det så? Jag tror det korta svaret är att vi människor gillar det. Det är handgripligt, konkret, går att sortera (vilket vi människor verkligen gillar att göra) och det går att ”kladda” på.

Även om dokumentet vägrar att dö så har digitaliseringen gått fort och fortsätter att öka i hastighet. De flesta digitaliseringar av pappersbaserade flöden har verkligen effektiviserat. Jag tänker bland annat på avtalsprocesser. Vilken förbättring med digital hantering! På Midcon använder vi ett verktyg från Verified och vilken koll vi fått! Vi vet exakt vilka avtal som ligger ute för signering. Vi får bra affärskontroll genom att vi kan granska avtal mer strukturerat innan de når våra kunder. Och ledtiden från att vi sänder ut ett avtal tills det är signerat av båda parter har dramatiskt minskat. Ibland handlar det om minuter och sen är avtalet upplagt hos Leverans hos Midcon.

Men trots att vi på Midcon är ett bolag med ett brett erbjudande inom IT till små och medelstora organisationer envisas vi med att ha ett stort och brett Dokumenterbjudande . Varför har vi det? För att Dokumentet vägrar att dö! Ja, det är det korta svaret. Det längre svaret är att vi ser fortsatt stora behov inom utskrifter.

Med en lång erfarenhet från området Dokument tror vi på Midcon att vi kan addera kundvärde. Det är den höga IT-kompetensen som är den främsta anledningen till att vi har något att tillföra i dokumentvärlden även i framtiden. Gränserna suddas ut mellan de två områdena som förr var helt separerade hos såväl leverantörerna som hos kunderna.

Vi pratar inte om enheterna kan skriva ut på ett bra sätt, om de kan kopiera, vika, häfta osv. Det tar de flesta för givet. Vi arbetar med välrenommerade Ricoh så vi behöver inte hantera frågor om kvalité och tillförlitlighet, det finns där som en hygienfaktor.

Nej, vi pratar om helt andra frågor – Hur får jag det här fysiska pappret till min Onedrive? Hur scannar jag in mina kvitton så de hamnar i löneprogrammet?

Vi diskuterar hur man kan MINSKA antalet utskrifter. Ja, du läste rätt. Vi ger våra bästa tips på hur du ska kunna använda våra enheter mindre! Det låter kanske konstigt men vårt främsta uppdrag är att leverera värde. Att omsätta teknik till praktisk affärnytta. Vi tror att det är mer lönande än att ”kränga” en extra enhet för att tjäna kortsiktiga pengar. Nej, vi pratar hellre om lösningar som ”Follow me” som går ut på att du skriver ut dina dokument till en server i molnet. När du är redo plockar du enkelt ut dokumenten på den skrivare som råkar vara närmast dig för stunden. På så sätt kan du aktivt ta bort ”småskrivare” som typiskt står på personliga kontor ”för att jag skriver ut hemliga saker”.

Vi pratar mycket hellre om hur vi effektiviserar våra kunders vardag genom att enheterna själva beställer toner och rapporterar in sin status.

Vi pratar mycket hellre om vår serviceorganisation som med stor vana och hög effektivitet ger service till tusentals skrivare i södra Sverige.  För om man skall verka på en krympande marknad gäller det att vara effektiv. På Midcon levererar vi ett serviceavtal värt namnet.

Vi ser några tydliga trender på marknaden.

• Våra kunder tycker enheterna är viktigare än någonsin trots att de skriver ut mindre.
  
  • De flesta företagen använder enheterna på ett delvis förändrat sätt. Man scannar in fakturor, man scannar till molntjänster och det man skriver ut är viktiga dokument.
    
    
• Antalet enheter minskar.
  
  • Många företag är idag medvetna om att många mindre skrivare driver upp kostnaderna. Generellt är utskriftskostnaden per sida väsentligt högre jämfört mot mer ”riktig skrivare”.
    
  • Mindre antal enheter bidrar till lägre elförbrukning vilket linjerar väl med den gröna omställning vi alla vill vara en del av.
    
  • För att det ska fungera men färre enheter krävs det att partnern har korta inställelse- och åtgärdstider. Man värdesätter därför en snabbfotad partner med effektiv serviceorganisation.
    
    
• Teknik för säkra utskrifter.
  • Om man har skrivaren på andra änden av kontoret kan man inte trycka print på hemligt material hur som helst. Tekniken man implementerar för att råda bot på detta benämns ofta som Follow me. Det är en teknik för att kunna plocka ut utskrifter på valfri skrivare. Man kan ha en kod eller en tagg för att legitimera sig vid skrivaren.
    
  • Tekniken med Follow me bidrar till att minska utskrifterna väsentligt.
    
  • Hur då undrar du? Vi ser i statistiken att användare skriver ut dokument till systemet som aldrig hämtas ut. Det sker i ganska stor utsträckning vilket kanske är förvånande. Systemet hjälper oss att prioritera. Vi skriver ut lite slentrianmässigt och sen kommer det där viktiga samtalet eller mailet och vips finns kanske behovet av pappret inte längre. Istället för att det ska ligga och drälla vid skrivaren rensar systemet bort det efter en tid.
    
    
• Företag vill ha en total lösning.
  
  • Trenden att välja EN total partner för utskrifter är tydlig. Det är sällan vi träffar företag som har olika leverantörer till olika kontor. Man tänker rationellt och vill handla upp en lösning som är gemensam. Vi anser att denna trend är sund och rätt tänkt och exekverat kan företag stadkomma både besparingar för plånboken och för miljön.

Läget i dokumentbranschen är att det är helt andra krav som ställs på en leverantör inom utskrifter idag jämfört mot för bara fem år sedan. Gränsen mellan IT och Dokument suddas ut. Det är därför viktigt att välja en partner som har en djup insikt i de båda världarna. Se till att välja en partner som har incitament att minska dina utskrifter.

Välj en partner du kan gå hand i hand med längs stigen av digitalisering.

Välj en partner som har en effektiv och stark serviceorganisation. En partner som finns tillhands snabbt när du behöver hjälp.

På Midcon brinner vi för att skapa affärsnytta med modern och användarvänlig teknik. Med ett vasst erbjudande optimerar vi ditt företag inom Mötesteknik, IT och Dokumenthantering.

Det fysiska dokumentet vägrar att dö, länge leve dokumentet!

Andreas Paulsson
VD
Midcon AB