I dagens snabbt föränderliga värld blir det allt viktigare att kunna förutse och kontrollera sina kostnader. Ett av de mest effektiva sätten att göra detta är att budgetera IT-kostnader per anställd. Det ger företag en tydlig bild av vad varje anställd kostar och gör det enklare att planera och skala verksamheten.
Vår blogg berör trender, vanligt förekommande problem och hur vi på Midcon föreslår en effektiv lösning på dessa utmaningar!
Varför budgetera per anställd?
Att budgetera IT som tjänst per anställd har flera fördelar jämfört med traditionella IT-budgeteringsmetoder. Efter många år i branschen så ser vi trender och hos lönsamma och snabbfotade företag, där har många en gemensam nämnare – dom budgeterar IT per anställd och månad.
Förutsägbarhet
Genom att allokera en fast kostnad per användare kan företag få en tydligare översikt över sina totala IT-kostnader. Det eliminerar överraskningar i form av oförutsedda kostnader för hårdvara, licenser eller support.
Flexibilitet att växa eller minska
När man budgeterar per anställd kan man enkelt justera kostnaderna i takt med att företagets storlek förändras. Nyanställningar innebär en förutsägbar ökning av kostnaderna, medan nedskärningar innebär en lika förutsägbar minskning.
Användarfokuserad IT-leverans
När IT-kostnader allokeras per användare, blir det också enklare att säkerställa att varje anställd har rätt verktyg och support för att kunna arbeta effektivt. Detta leder till en bättre användarupplevelse och ökad produktivitet.
Enkelhet i budgetprocessen
Traditionellt har IT-budgetering varit en komplex process med många rörliga delar – hårdvara, mjukvara, licenser, underhåll osv. Genom att konsolidera dessa kostnader till en månatlig avgift per anställd förenklas budgetprocessen avsevärt.
Hur implementerar man en sådan modell?
För att kunna budgetera per anställd behöver företag först definiera vad som ingår i den månatliga kostnaden. Här är några komponenter att tänka på:
o Hårdvara som tjänst: Datorer och andra enheter som levereras och underhålls av IT-leverantören.
o Mjukvarulicenser: Microsoft 365, antivirus och andra applikationer som behövs för verksamheten.
o Support och underhåll: Tillgång till servicedesk, och förebyggande underhåll.
o Säkerhetstjänster: Backup, antivirus, utbildning och andra säkerhetslösningar.
Utmaningar med budgetering per anställd
Som med alla modeller finns det också utmaningar att ta hänsyn till.
En av de största är att fastställa en rättvis kostnad för olika typer av anställda.
En säljare har kanske inte samma behov som en utvecklare, vilket kan göra det svårt att sätta en gemensam kostnad.
En annan utmaning är att säkerställa att alla kostnader verkligen täcks av den månatliga avgiften. Om det tillkommer oväntade utgifter, till exempel en behövd uppgradering av hårdvara, kan det störa den planerade budgeten. Men i det stora hela är denna process mycket enklare och vinner fler fördelar än den traditionella modellen.
Midcons slutsats om att budgetera per anställd
Att budgetera IT-kostnader per anställd är en modern och effektiv metod som erbjuder många fördelar, särskilt för företag som vill ha bättre kontroll över sina IT-utgifter.
Genom att skapa en tydlig och förutsägbar kostnadsstruktur blir det enklare att planera och skala sin verksamhet.
Det viktigaste är att noggrant definiera vad som ingår i den månatliga avgiften och att vara beredd på att justera modellen vid behov.
Linus Svensson
Kundansvarig med specialistområde inom IT-infrastrukturtjänster
Midcon AB
